پروژه كد گذاري حسابها در حسابداري
شماره گذاری حساب ها:
حسابهای یک واحد تجاری بر حسب ماهیت ، اهمیت اقلام تشکیل دهنده ، میزان گردش طی دوره ، عرف جاری حسابداری و اهمیت گزارش دهی طبقه بندی می کنند و به منظور ایجاد سهولت در شناخت و ارتباط حساب ها و همچنین مکانیزه کردن آن ، شماره گذاری می شوند .
معمولا برای هر یک از حساب های واحد های تجاری ، از یک شماره رمز ، علامت اختصاری ( کد) استفاده می شود . تعیین شماره یا کد حساب ، به تسریع امور مربوطه ، ثبت و نگهداری و شناسایی حساب ها ، کمک فراوان می کند و در کنترل حساب های یک واحد تجاری و شکل دهی به سیستم حسابداری ، نقش به سزایی دارد .
اصولا شماره گذاری ، نخستین گام در راه بر قراری نظم معنی دار در سیستم های اطلاعاتی بشمار می رود . زیرا اطلاعات در سیستم های اطلاعاتی با شماره ( کد) شناخته، ضبط ، ذخیره و بازیابی می شوند .
تعریف کد گذاری:
کد گذاری حساب ها یعنی شماره بندی منطقی و منظم حساب ها بر حسب طبقات و گروه های هم خانواده که کلیه اشخاص با زبانی مشترک نسبت به شناسایی حساب اقدام می کنند .
هدف:
هدف اساسی در کد گذاری حساب ها ، ابتدا شناخت و کنترل حساب ها و حساب های مشابه بوده ، سپس تفکیک آنها از یکدیگر به منظور آماده سازی و در نهایت تجزیه و تحلیل حساب ها می باشد .
در هر واحد تجاری بنا به نیاز و ضرورت و نوع فعالیت و صنعت ، شرایط خاص ، ویژگی های واحد تجاری ، مقادیر ، اندازه و وسعت واحد تجاری اقدام به طبقه بندی حساب ها و شماره گذاری آن می کنند . لذا به دلیل تنوع روش هایی که ممکن است در شماره گذاری حساب ها در واحد های تجاری مختلف وجود داشته باشد ، نمی توان یک نوع شماره گذاری استاندارد شده ای را برای کلیه حساب ها در واحد های کوچک و یا بزرگ تولیدی ، خدماتی و بازرگانی و غیره پیشنهاد و ارائه کرد .
در هر واحد تجاری بنا به نیاز و ضرورت و نوع فعالیت و صنعت ، شرایط خاص ، ویژگی های واحد تجاری ، مقادیر ، اندازه و وسعت واحد تجاری اقدام به طبقه بندی حساب ها و شماره گذاری آن می کنند . لذا به دلیل تنوع روش هایی که ممکن است در شماره گذاری حساب ها در واحد های تجاری مختلف وجود داشته باشد ، نمی توان یک نوع شماره گذاری استاندارد شده ای را برای کلیه حساب ها در واحد های کوچک و یا بزرگ تولیدی ، خدماتی و بازرگانی و غیره پیشنهاد و ارائه کرد .
کد گذاری به روش اعداد :
یکی از روش های متداول و مرسومی که در بیشتر واحد های تجاری مشاهده می شود ، استفاده از اعداد برای شناسایی حساب ها و نامگذاری حساب های یک واحد تجاری می باشد . اصولا قبل از این که نسبت به شماره گذاری حساب ها در یک واحد تجاری اقدام شود می بایست ابتدا حساب های یک واحد تجاری را طبقه بندی کرد . به طور کلی حساب های یک واحد تجاری را می توان به ترتیب زیر طبقه بندی کرد :
الف ) گروه حساب:
گروه حساب کلی ترین طبقه بندی حساب محسوب می شود . هر گروه در بر گیرنده حساب های کل مربوطه می باشد . حساب های یک واحد تجاری می تواند حداکثر در 9 گروه کلی به شرح زیر طبقه بندی شود :
گروه حساب شماره گروه:
دارایی های جاری و سرمایه گذاری های بلند مدت 1
داراییهای ثابت 2
داراییهای نامشهود و سایر داراییها 3
بدهیهای جاری و بلند مدت 4
حقوق صاحبان سرمایه 5
فروش و درآمد 6
هزینه های تولید 7
هزینه های خدماتی 8
هزینه های اداری – مالی و تشکیلاتی 9
ب )حساب های کل
این طبقه از حساب ها در بر گیرنده حساب های اصلی و نهایی واحد تجاری بوده و مبنای ثبت دفاتر قانونی و تنظیم صورتهای مالی نهایی می باشد . هر گروه حساب می تواند حداکثر از 9 طبقه حساب کل تشکیل گردد . هر حساب کل باید ناظر بر اجزای تشکیل دهنده حساب معین مربوط به خود باشد .
پ ) حساب های معین
حساب های معین نشان دهنده جزییات حساب کل بوده و هر حساب کل حسب مورد می تواند از 99 حساب معین تشکیل شود . جهت هر حساب کل ، حدا اقل می توان یک حساب معین در نظر گرفت تا از طریق انطباق گردش عملیات حسابداری در طبقات کل و معین ، امکان پذیر گردد . هر حساب معین باید ناظر بر اجزای تشکیل دهنده حساب های تفصیلی مربوط به خود باشد .
ت ) حساب های تفصیلی
حساب های تفصیلی نشان دهنده جزییات حساب معین بوده و هر حساب معین حسب مورد می تواند از حدااکثر 9999 حساب تفصیلی تشکیل شود . حساب های تفصیلی فقط در مورد آن دسته از حساب های معیین که نیاز به جزییات بیشتری دارند ، ایجاد می گردد و از این نظر کلیه حساب های معین دارای حساب تفصیل نخواهند بود .
مبانی تنظیم حساب های تفصیلی در مورد هر یک از حساب های معین می تواند بر حسب مراکز هزینه ، قابل تنظیم و ارائه است و امور مالی و حسابداری هر واحد تجاری بر حسب ضرورت ، نسبت به تهیه و تنظیم و یا تکمیل آن اقدام می کند .
رایانه و نحوه استفاده از کدها
سیستم های کامپیوتری در کل به دو صورت از کدها استفاده می کنند :
1 ) کدینگ ثابت
در این حالت برای تعریف کد تفصیلی باید برای هر یک از کدهای معین یک کد تفصیلی تعریف می شود که این امر تعدد حساب ها و دشواری کنترل حساب ها را به همراه دارد که بمنظور درک بهتر این وضعیت مثالی را ارایه می نماییم :
قصد داریم شرکت پارس تندر سهامی خاص را با 4 نفر صاحب سرمایه به جهت کار خدماتی ، بازرگانی و تولیدی تاسیس نماییم و در ابتدا سرمایه افراد مذکور را به حساب شرکت در شرف تاسیس واریز می نماییم :
110101 داراییهای جاری / موجودی نقد و بانک / بانک ها / بانک در شرف تاسیس 100000000
گروه حسابها / حساب کل /حساب معین/ حساب تفصیل
510101 حقوق صاحبان سرمایه / سرمایه / شرکت در شرف تاسیس / سرمایه الف 40000000
گروه حسابها / حساب کل /حساب معین/ حساب تفصیل
510102 حقوق صاحبان سرمایه / سرمایه / شرکت در شرف تاسیس / سرمایه ب 30000000
گروه حسابها / حساب کل /حساب معین/ حساب تفصیل
510103 حقوق صاحبان سرمایه / سرمایه / شرکت در شرف تاسیس / سرمایه پ 20000000
گروه حسابها / حساب کل /حساب معین/ حساب تفصیل
510103 حقوق صاحبان سرمایه / سرمایه / شرکت در شرف تاسیس / سرمایه ت 10000000
گروه حسابها / حساب کل /حساب معین/ حساب تفصیل
بابت سرمایه گذاری اولیه شرکای الف ، ب ، پ ، ت
در حالت فوق مشاهده می شود که برای هر کدام از حسابهای معین یک حساب جز نیز تعریف شده است که این امر اختیاری است و فرد حسابدار بنا بر نیاز خود تصمیم به افتتاح حساب تفصیل می گیرد .
این نوع کد گذاری در حساب بسیار ساده و روان می باشد اما نمی توان به راحتی به خیلی از نتایج سریعا دست یافت و باید برای یافتن برخی اهداف حتما محاسباتی انجام داد! بطور مثال می خواهیم بدانیم که یکی از تهیه کنندگان مواد اولیه چه مقدار مواد اولیه طی یک دوره زمانی خاص برای شرکت تهیه کرده است و چه مقدار از موسسه طلب و یا بدهی دارد و موسسه چه مقدار پرداختی به این تهیه کننده داشته است ؟ که برای جواب به این سوالات کدینگ چرخشی ایجاد شد !
2 ) کدینگ چرخشی
در این حالت به طور مستقل از حساب های معین و بسته به نحوه نگارش برنامه حساب های تفصیل تعریف و طبقه بندی به انواع مختلفی مانند حساب های تفصیل افراد ، کالا ها ، پروژه ها و … تعریف می شود به نمونه ای از این نوع طبقه بندی در عکس زیر توجه فرمایید :
(عکس قسمتی از نرم افزار رافع 6 کاری از شرکت مفتاح رایانه )
در مثال فوق مشاهده می شود که کدهای تفصیل به دسته ( اشخاص و …) ، کد های تفصیل مربوط به کالاها ، کدهای تفصیل مربوط به بانک ها طبقه بندی شده اند که این وضعیت ، وضعیت مطلوبی بوده که نگارنده نرم افزار بسته به اهداف و سلیقه خود و میزان نفع تجاری خود آن را لحاظ کرده است اما این وضعیت بسته به میزان اهمیت در موسسه های گوناگون دارای وسعت قابل تغییر می باشد یعنی می توان برای کدهای تفصیل سایر سطوحی مانند پروژه ، سهامداران ، سرمایه گذاریهای بلند مدت ، سایر در آمدها و … نیز تعریف نمود .
در این نوع سیستم کد گذاری مانده هر یک از حساب ها نشان دهنده میزان بدهکار و یا بستانکار بودن کد تفصیل می باشد و هر کدام از اعداد ثبت شده در این حساب چه بدهکار و چه بستانکار نشان دهنده رخ دادن یک رویداد مالی در تاریخ مشخص می باشد که افراد ذینع می توانند به راحتی با مراجعه به این حساب از اطلاعات آن استفاده نمایند.
کدگذاری و ریاضی
با توجه به خصوصیات شرکت مانند نوع آن ( خدماتی ، بازرگانی ، تولیدی ) و میزان اهمیت اقلام تشکیل دهنده حساب ها و همچنین حجم معاملات تعداد حساب های هر سطح برآورد و پیش بینی می شود بطور مثال یک شرکت کوچک بازرگانی که به امر خرید و فروش مبادرت می کند نیازی به ایجاد چندین حساب بانکی جهت ایجاد کنترل داخلی ندارد و فی الواقع دارای اهمیت چندانی نمی باشد اما در یک بانک نیاز به ایجاد چندین حساب مختلف با عنوان های مختلف می باشد به همین دلیل بهتر آنست که سطح حساب معین در شرکت بازرگانی کوچک 1 االی 10 انتخاب شود که می توان حداکثر 10 حساب برای آن پیش بینی نمود و برای بانک 1 الی 100 در نظر گرفت و حجم بیشتری از حساب ها را پوشش داد . اما اگر بخواهیم بطور ریاضی به این معقوله بپردازیم باید اینطور تفسیر نمود که سطح گروه حساب ها تعداد 9 عدد در تمام شرکت ها از هر نوع که باشند ثابت است پس می توان 9 حالت برای ان در نظر گرفت و در سطح حساب کل و معین وتفصیل ( بشرط استفاده از کدینگ ثابت ) بسته به تعداد ارقام مورد استفاده حالتهای گوناگونی را پیش بینی نمود و اگر تعداد حالتهایی را که هر سطح می تواند ایجاد کند در هم ضرب کنید می توانیم کل حالات ایجاد کردن یک سیستم مورد تعریف را محاسبه نماییم.
بطور مثال در یک شرکت که از کدینگ ثابت استفاده میکند اعداد 1 الی 9 را برای گروه حساب ها و اعداد 01 الی 10 را برای حساب کل و اعداد 01 الی 100 را برای حساب معین و اعداد 01 الی 1000 را برای سطح تفصیل در نظر گرفت که در این حالت 9×10×100×1000=9000000حساب مختلف می توان ایجاد کرد !
کد گذاری به روش اعداد
یکی از روش های متداول و مرسومی که در بیشتر واحد های تجاری مشاهده می شود ، استفاده از اعداد برای شناسایی حساب ها و نامگذاری حساب های یک واحد تجاری می باشد . اصولا قبل از این که نسبت به شماره گذاری حساب ها در یک واحد تجاری اقدام شود می بایست ابتدا حساب های یک واحد تجاری را طبقه بندی کرد .
پروژه كد گذاري حسابها در حسابداري پروژه كد گذاري حسابها در حسابداري پروژه كد گذاري حسابها در حسابداري
منبع: سایت انشاء باز
